Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Manfaat SOP

Pengertian SOP 

Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Manfaat SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh skema flowchart di bab final (Laksmi, 2008:52).

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan peran dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) ialah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melaksanakan pekerjaan dari awal hingga akhir.

Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:

  • Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
  • Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berafiliasi dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
  • Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau contoh untuk melaksanakan peran pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. 
  • SOP atau standar operasional prosedur ialah dokumen yang berisi serangkaian isyarat tertulis yang dibakukan mengenai banyak sekali proses penyelenggaraan manajemen perkantoran yang berisi cara melaksanakan pekerjaan, waktu pelaksanaan, kawasan penyelenggaraan dan pemain film yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).

Tujuan dan Fungsi SOP 

Tujuan pembuatan SOP ialah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai acara pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik ialah SOP yang bisa menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta menjadikan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu peran atau pekerjaan tertentu.
  2. Sebagai contoh dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
  3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
  4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
  5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
  6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
  7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja jika terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
  8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
  9. Sebagai dokumen sejarah jika telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP ialah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

  1. Memperlancar peran petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
  2. Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.
  3. Mengetahui dengan terang hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
  4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
  5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) ialah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 
  2. SOP membantu staf menjadi lebih berdikari dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan menunjukkan pegawai. cara kasatmata untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai gres untuk cepat melaksanakan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan perlindungan pelayanan sehari-hari. 
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan peran perlindungan pelayanan. 
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam menunjukkan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam banyak sekali situasi. 

Prinsip-prinsip SOP 

Hosting Unlimited Indonesia

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: akomodasi dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

  1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
  2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan janji penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
  3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
  4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
  5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang kesudahannya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
  6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan rujukan bagi setiap mereka yang memerlukan.

Daftar Pustaka

  • Laksmi, Fuad dan Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka.
  • Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Cetakan Pertama. Trans Idea Publishing, Yogyakarta.
  • Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
  • Atmoko, Tjipto. 2012. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Skripsi Unpad. Jakarta.
  • Insani, Istyadi. 2010. Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia Daerah Daam Rangka Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Daerah.
  • Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta. Laksana.